บทท 1 การใช งาน Microsoft Excel 2007 เบ องต น ว ชา โปรแกรมประย กต ด านการเง นและบ ญช (4123603) ดร. น ฐพงศ ส งเน ยม ------------------------------------------------------------------------------------ Credit : staff.cs.psu.ac.th/wararat/courses/322-100/lectureexcel2007.ppt
Microsoft Office excel2007 เป นโปรแกรมหน ง ท จ ดอย ในช ด Microsoft Office โปรแกรม MS Excel ม ช อเส ยงในด าน การคานวณเก ยวก บต วเลข และการทา บ ญช ต าง ๆ การทางานของโปรแกรม ใช ตารางตามแนวนอน (rows) และแนวต ง (columns) เป นหล ก ซ งเราเร ยกโปรแกรมในล กษณะน ว าเป น Spread Sheet. ใช ส าหร บการพ มพ ตาราง การพ มพ รายการส งของต าง ๆ ท ม การรวมเง น หร อต วเลข หร อม การคานวณอย างง าย บางคนใช โปรแกรมน เพ อ ว เคราะห แบบสอบถาม หาค าเฉล ย และค าสถ ต ต าง ๆ เป นต น
โปรแกรม Microsoft Excel 2007 กระดาษทาการ (Worksheet) กราฟ โปรแกรมท ใช สาหร บกรอก ข อความ ต วเลข และร ปภาพ ลงใน ช องตารางท เร ยกว า เว ร ก ช ส (Worksheet) ซ งม จานวนแถว และคอล มน มากมาย เหมาะก บงาน ทางด านการคานวณต างๆ หร อสร าง กราฟแสดงผล
ประโยชน ของ Microsoft Excel 1. สามารถคานวณข อม ลในตารางได อย างแม นยา 2. สามารถสร างกราฟแบบต างๆ ได 3. สามารถตกแต งตารางข อม ลด วยส ส น และร ปภาพ 4. สามารถเร ยงลาด บข อม ลตามต วอ กษรหร อต วเลขได 5. ม ระบบจ ดการข อม ลแบบอ ตโนม ต หลายอย าง 6. สามารถแปลงข อม ลเป นเว บเพจ 4
การเร ยกใช โปรแกรม Microsoft Excel 3. คล กท โปรแกรม Microsoft office 3. คล กท โปรแกรม Microsoft excel 2007 2. เล อกรายการ Programs 1. คล กป ม Start
ส วนประกอบของ Microsoft Excel 2007
แถบช อโปรแกรม (Title Bar) แสดงช อของโปรแกรม และช อของเอกสารท กาล งใช งานอย ถ าหากเป นเอกสารท ย งไม ได บ นท ก ช อของเอกสารจะเป น สม ดงาน1
แถบคาส ง (Menu Bar) เป นท รวบรวมคาส งการใช งานของโปรแกรม Microsoft Excel ท งหมด
แท บหน าแรก แท บแทรก
แท บเค าโครงหน ากระดาษ แท บส ตร
แท บข อม ล แท บตรวจทาน
แท บม มมอง
การสร างเอกสารใหม
ส วนประกอบของกระดาษทาการ (Worksheet) แถว (Row) ต วช ตาแหน งเซลล (Cell Pointer) คอล มน (Column) ป ายช อของกระดาษทาการ (sheet tab) เป นพ นท สาหร บการทางาน เปร ยบเสม อนก บกระดาษท ใช ค ดเลข คานวณ และกรอกข อม ล
คอล มน (Column) ค อ ช องข อม ลท เร ยงอย ใน แนวต ง ม ท งหมด 256 คอล มน แถว (Row) ค อ ช องข อม ลท เร ยงอย ใน แนวนอน ม ท งหมด 65,536 แถว ป ายช อของกระดาษทาการ (sheet tab) ใช แสดงช อของช ทท กาล งใช งานอย 15
การเล อนต วช ตาแหน งเซลล ต วช ตาแหน งเซลล เล อนตามท ศคร งละเซลล เล อนไปตาแหน ง A1 เล อนท ละหน าจอ พ มพ ตาแหน งในช องน แล วคล กป ม OK 16
การกาหนดช วงข อม ล (RANGE) ช วงข อม ลแนวนอน ช วงข อม ลแนวต ง 1. นาเมาส คล กในเซลล แรก 2. กดป มเมาส ค างไว แล วลากไป ท ศทางในการลากเมาส ตาแหน งเซลล ส ดท ายของช วง 17
การกาหนดช วงข อม ล (RANGE) คล กท ต วอ กษร เพ อเล อกท งคอมล มน คล กท ต วเลข เพ อเล อกท งแถว 18
ชน ดของข อม ล 1. ค าคงท (Constant) หมายถ ง ข อม ลท เราใส ลงในเซลล โดยตรง โดยอาจเป นต วเลข, ว น-เวลา, หร อข อความ โดยข อม ลน จะไม เปล ยนแปรค า เว นเส ยแต ว าเราได ทาการแก ไขเอง 2. ส ตรการคานวณ (Formula) หมายถ ง น พจน ท อาจเก ดจากค าคงท 19 ช อเซลล ฟ งก ช น หร อเคร องหมายคานวณมาประกอบก นเพ อให เก ดค าใหม ข อม ลชน ดน จะต องข นต นด วยเคร องหมาย = เสมอ และค าของผลล พธ จะแปรเปล ยนไปตามค าท เก ยวข อง
เต มข อม ลอ ตโนม ต การเต มข อม ลอ ตโนม ต หร อ Auto Fill เป นความสามารถพ เศษของ Microsoft Excel ในการป อนข อม ลท ม กจะใช บ อยๆ และเป นข อม ลท ต องเร ยงลาด บ เช น เด อน, ว น, พ.ศ., ต วเลข 1. ป อนข อม ลใน เซลล เร มต น 2. น าเมาส มาช ท จ ดเล กๆ ม มล าง ด านขวาของเซลล 3. ลากเมาส จะปรากฏ ข อม ลเต มอ ตโนม ต 20
เต มข อม ลอ ตโนม ต ว ธ ท 1. ถ าไม นาต วเลขไปคานวณ ให ใส เคร องหมาย เข ยวเด ยว ( ) นาหน าต วเลข ทำไหมต วเลข ถ งไม เพ มเป น 2, 3 ว ธ ท 2. พ มพ ต วเลขค าเร มต นในเซลล แรก และพ มพ ต วเลขค าท สองในเซลล ถ ดไป และทาแถบส คล มท งสองเซลล จากน นจ งทาการเต มข อม ล โดยลากเมาส จากจ ด Auto Fill 21
การแก ไขข อม ล กดป ม เพ อเข าส โหมดแก ไขข อม ล โหมดแก ไข ส งเกตจากบรรท ดน 22
การลบข อม ล 1. เล อกเซลล ท ต องการลบ 2. กดป ม เพ อลบข อม ล ม แถบส คล มล กษณะน ถ ากดป ม จะหายไปท งหมด 23
ส ตร (Formula) ส ตรใน Excel จะเข ยนในบรรท ดเด ยว เช น 2 4 จะเข ยนเป น 2^4 ม ลาด บความสาค ญของเคร องหมาย ไม สามารถใส ส ญล กษณ ทาง คณ ตศาสตร ท ๆ ซ บซ อนได เช น โดยเราจะใช ฟ งก ช น SQRT ข นต นด วยเคร องหมาย = 24
เคร องหมายในการคานวณ แบ งออกเป น 4 ประเภท ด งน 1. เคร องหมายทางคณ ตศาสตร 2. เคร องหมายในการเช อมข อความ 3. เคร องหมายในการเปร ยบเท ยบ 4. เคร องหมายในการอ างอ ง 25
1. เคร องหมายทางคณ ตศาสตร + บวก - ลบ * ค ณ / หาร % เปอร เซ นต ^ ยกกาล ง 26
ลาด บในการคานวณ 1. สมการท อย ในวงเล บ ( ) 2. เปอร เซ นต และยกกาล ง % ^ 3. ค ณและหาร * และ / 4. บวกและลบ + และ 5. เคร องหมายเปร ยบเท ยบ <,<=,>,>= 27
ต วอย าง จงแปลงน พจน ทางคณ ตศาสตร ให เป นส ตรใน โปรแกรม Microsoft Excel 1. b 2 ab 2 = (b ^ 2) / ((a * b) - 2) 2. 2x + 3y + 15 = 2 * x + 3 * y + 15 28
2. เคร องหมายในการเช อมข อความ & เช อมข อความ ต วอย าง = Microsoft & A1 ถ า A1 เก บค า Excel จะได ผลล พธ เป น Microsoft Excel 29
3. เคร องหมายในการเปร ยบเท ยบ = เท าก บ <> ไม เท าก บ > มากกว า < น อยกว า >= มากกว าหร อเท าก บ <= น อยกว าหร อเท าก บ 30
4. เคร องหมายในการอ างอ ง แบ งออกเป น 3.1 : (colon) 3.2 เว นวรรค 3.3, (comma) 31
4.1 เคร องหมาย : (colon) บอกช วงของข อม ล เช น A1:A5 หมายถ ง เซลล A1, A2, A3, A4, A5 A1:B2 หมายถ ง เซลล A1, A2, B1, B2 32
ต วอย างท 1 การคานวณโดยใช เคร องหมาย : ผลล พธ ท ได 33
4.2 เคร องหมาย เว นวรรค เล อกเฉพาะข อม ลท ซ าก น (intersection) เช น A1:B2 B1:B3 A1:B2 หมายถ ง เซลล A1, A2, B1, B2 B1:B3 หมายถ ง เซลล B1, B2, B3 เล อกเฉพาะเซลล B1, B2 34
ต วอย างการคานวณโดยการเว นวรรค ผลล พธ ท ได 35
4.2 เคร องหมาย, (comma) เล อกข อม ลท งหมด (Union) เช น A1,B2 หมายถ ง เซลล A1 และ B2 A1:A3, B1:B3 หมายถ ง เซลล A1, A2,A3, B1,B2,B3 36
ต วอย าง การคานวณโดยใช เคร องหมาย, ผลล พธ ท ได 37
การคานวณใน Microsoft Excel 1. การคานวณโดยใช ส ตร (Formula) 2. การคานวณโดยใช ฟ งก ช น(Function) 38
การคานวณโดยใช ส ตร ส ตร เก ดจากการน าเคร องหมายทางคณ ตศาสตร ค าต วเลข ตาแหน งของเซลล ท เก บข อม ล มารวมก น แล วเก ดค าข นใหม โดยส ตรจะอย ในร ปสมการ เช น = 7+3 = A1+A2 39
การอ างอ งเซลล = A1+A2 1. การอ างอ งแบบส มพ นธ (Relative) 2. การอ างอ งแบบส มบ รณ (Absolute) 40
1. การอ างอ งแบบส มพ นธ เป นการใส ช อของเซลล ลงไปในส ตรเท าน น เช น = A1+A2 ในการค ดลอกและวางส ตร แบบส มพ นธ ไปไว ท เซลล อ นโปรแกรม จะแก ไขตาแหน งของเซลล ในส ตรให สอดคล อง ก บตาแหน งใหม ท จ ดวาง 41
ต วอย างการอ างอ งแบบส มพ นธ เม อ Copy แล ว Paste 42
2. การอ างอ งแบบส มบ รณ เป นการอ างอ งท ระบ ตาแหน งเซลล ไว ตายต ว เม อค ดลอก เซลล ท อ างอ งแบบส มบ รณ ไปวางท เซลล อ น โปรแกรมจะไม เปล ยนการอ างอ งตาแหน งเซลล สามารถอ างอ งได ท งแถวและคอล มน โดยพ มพ $ น าหน า 43
ร ปแบบการอ างอ งแบบส มบ รณ แบ งออกเป น 3 แบบด งน 1. การใส เคร องหมาย $ ท งหน าคอล มน และแถว เป นการล อคตาแหน งของเซลล ท งคอล มน และ แถวไม ว าจะค ดลอกส ตรไว ท เซลล ใด ส ตรก จะ ไม เปล ยนแปลงตาแหน งของเซลล เช น = $A$1+10 44
การอ างอ งแบบส มบ รณ (ต อ) 2. การใส เคร องหมาย $ หน าคอล มน เป นการล อกตาแหน งของเซลล เฉพาะคอล มน ถ าค ดลอกส ตรไว ท เซลล อ น ตาแหน งของเซลล ท ถ กวางจะ เปล ยนเฉพาะค าแถว แต คอล มน จะคงเด ม เช น = $A1+10 45
การอ างอ งแบบส มบ รณ (ต อ) 3. การใส เคร องหมาย $ หน าแถว เป นการล อคตาแหน งของเซลล เฉพาะแถว ถ าค ดลอกส ตรไว ท เซลล อ น ตาแหน งของเซลล ท ถ กวางจะ เปล ยนเฉพาะค าคอล มน แต แถวจะคงเด ม เช น = A$1+10 46
ต วอย างการอ างอ งเซลล แบบสมบ รณ แบบท 1 = $A$1*10 แบบท 3 = B$1*10 B$1*10 แบบท 2 = $A1*10 47
การบ นท กไฟล แบบใส รห สผ าน เล อก บ นท กแฟ มเป น
เล อก เคร องม อ เล อก ต วเล อกท วไป การบ นท กไฟล แบบใส รห สผ าน
การบ นท กไฟล แบบใส รห สผ าน รห สผ ำนเม อเป ด รห สผ ำนเม อแก ไข
การบ นท กไฟล แบบใส รห สผ าน ระบบจะถามรห สผ าน ท ง 2 ช ด อ กคร ง เพ อ ความแน ใจ ใส รห สผ านให เหม อนเด ม
การบ นท กไฟล แบบใส รห สผ าน ต งช อไฟล งาน พร อมระบ ต าแหน งท เก บงาน